Basiscontract arbodienst conform OVAL

Het basis contract arbodienst volgens richtlijn OVAL

De OVAL heeft een uitleg geschreven over de inhoud van het basis contract arbodiensten. Deze tekst is overgenomen van OVAL. 


Wettelijke taken

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om zich door deskundigen te laten bijstaan voor vijf taken.

  • Ziekteverzuimbegeleiding
  • Arbeidsezondheidskundig onderzoek
  • Aanstellingskeuringen
  • Toetsen en adviseren over de Risico-inventarisatie en evaluatie 

Ziekteverzuimbegeleiding

Bij ziekteverzuimbegeleiding gaat het om het bevorderen van re-integratie bij verzuim wegens ziekte of gebrek. Het advies van de bedrijfsarts moet werknemer en werkgever helpen effectief met elkaar in gesprek te gaan. Het moet houvast bieden om te komen tot een Plan van aanpak in het kader van ziekteverzuimbegeleiding of (terugval)preventieplan. Bij verzuimbegeleiding gelden wettelijke termijnen, zie hiervoor de checklist.

In de Arbowet is vanaf 1 juli 2017 opgenomen dat de bedrijfsarts een adviserende rol heeft in de verzuimbegeleiding. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de begeleiding van de werknemers en wordt daarbij geadviseerd door de bedrijfsarts.


Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

Het arbeidsgezondheidskundig onderzoek is erop gericht de risico's die de arbeid voor de gezondheid van de werknemers met zich brengt zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Werkgevers zijn verplicht om een arbeidsgezondheidskundig onderzoek aan te bieden; de werknemer bepaalt zelf of hij daarvan gebruik maakt. Naar aanleiding van deze onderzoeken brengt de arbodienst of bedrijfsarts adviezen uit, zowel aan de werkende (op individueel niveau), als aan de organisatie (op groepsniveau).

De werkgever kan de arbodienst of bedrijfsarts verzoeken om een arbeidsgezondheidskundig onderzoek uit te voeren. Het is ook mogelijk dat de bedrijfsarts de werkgever adviseert om een arbeidsgezondheidskundig onderzoek uit te voeren op basis van de RI&E, het Plan van aanpak RI&E of andere informatie zoals uit de verzuimbegeleiding. Een concreet voorstel voor uitvoering van een arbeidsgezondheidskundig onderzoek wordt gemaakt in samenspraak met de OR of Personeelsvertegenwoordiging.


Aanstellingskeuringen

Een aanstellingskeuring kan worden uitgevoerd om de medische geschiktheid van de sollicitant voor het vervullen van een functie te onderzoeken. Aanstellingskeuringen mogen alleen worden uitgevoerd wanneer aan de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid worden gesteld.


Toetsen van en adviseren over de Risico Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E)

De RI&E is een middel om de gezondheid en veiligheid binnen de organisatie te bevorderen.

Elk bedrijf met personeel moet (laten) inventariseren welke omstandigheden in het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers. In de RI&E moeten ook arbeidsongevallen uit het verleden worden opgenomen. Dit moet schriftelijk worden vastgelegd. De RI&E moet daarnaast een Plan van Aanpak bevatten. Daarin staat beschreven welke maatregelen een werkgever gaat nemen om de geconstateerde risico’s aan te pakken. Voor toetsing of uitvoering van een RI&E schakelt het bedrijf een kerndeskundige of gecertificeerde arbodienst in.


Bieden van de mogelijkheid voor de werknemer om de bedrijfsarts te consulteren

Alle werknemers krijgen de gelegenheid om de bedrijfsarts te consulteren over individuele, persoonsgerichte gezondheidsvragen in relatie tot het werk. Dit betekent dat het voor alle werknemers duidelijk is hoe in contact te komen met de bedrijfsarts. Het contact moet anoniem

kunnen en er is geen toestemming van de werkgever nodig. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over aan verzuim gerelateerde vragen, maar juist over preventie, arbeidsomstandigheden en veiligheid op de werkplek.

Binnen veel bedrijven is dit bekend als het ‘arbeidsomstandighedenspreekuur. Iedereen die binnen de organisatie werkzaam is kan hiervan gebruik maken, ook oproepkrachten, uitzendkrachten en tijdelijke contractanten.


Kerndeskundigen

In de Arbowet zijn vier gecertificeerde kerndeskundigen benoemd, te weten: bedrijfsarts, arbeidshygiënist, hoger veiligheidskundige en arbeids- en organisatiedeskundige.

Voor de ziekteverzuimbegeleiding, de uitvoering van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek en aanstellingskeuringen moet een bedrijfsarts worden ingeschakeld. De werkgever moet daarnaast doeltreffende toegang tot de bedrijfsarts bieden. Het toetsen van de RI&E moet door een van de vier kerndeskundigen worden uitgevoerd.

Kwaliteit van de beroepsuitoefening van de bedrijfsarts

Er zijn vanaf 1 juli 2017 een vijftal specifieke punten in de Arbowet opgenomen om een goede beroepsuitoefening van de bedrijfsarts te borgen.


Bezoeken van de werkplek

Om optimaal invulling te kunnen geven aan de arbeidsgerelateerde zorg, of het nu gaat om preventie of om re-integratie bij ziekteverzuim, is een goed inzicht in de arbeidsomstandigheden en de belasting in het werk een must. Bedrijfsartsen en andere professionals moeten de kans krijgen het bedrijf te leren kennen. Daarvoor moeten bedrijfsartsen de mogelijkheid hebben om iedere werkplek te bezoeken.


Second opinion

In de gewijzigde Arbowet wordt de mogelijkheid van een second opinion opgenomen. Dit geeft een werknemer de mogelijkheid om het oordeel van de bedrijfsarts te laten wegen door een andere bedrijfsarts. De precieze uitwerking van de second opinion is onderwerp van het Arbobesluit en dit is nog niet vastgesteld. Zodra de aanwijzingen van het ministerie van SZW over de nadere regels rondom de second opinion bekend zijn, worden de implicaties hiervan in deze checklist basiscontract verwerkt.


Klachtbehandeling

Bij twijfels of klachten over de dienstverlening kan dit worden aangekaart via de verplichte klachtenprocedure bij arbodiensten. Alle bedrijfsartsen, ook wanneer ze niet werkzaam zijn bij een arbodienst, zijn vanaf 1 juli 2017 verplicht om een klachtenprocedure te hebben.

Overleg met de medezeggenschap

Het is belangrijk dat de bedrijfsarts betrokken is bij het bedrijfsbeleid voor gezond en veilig werken. Daarom moet de bedrijfsarts overleg kunnen voeren met de OR, Personeelsvertegenwoordiging of betrokken medewerkers en met de preventiemedewerker.


Beroepsziekten

Met de bedrijfsarts zijn afspraken gemaakt dat hij wordt betrokken bij het voorkomen, signaleren en – waar mogelijk – behandelen van beroepsziekten en beroepsgebonden aandoeningen en om dit te vertalen naar een preventieve aanpak voor het bedrijf of de sector. Hij moet voldoende tijd hiervoor beschikbaar hebben, ook om te voldoen aan de wettelijke meldingsplicht van beroepsziekten bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB )

Delegatie van taken

De bedrijfsarts kan een deel van zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de verzuimbegeleiding delegeren aan een andere medewerker zoals een verzuimconsulent, inzetbaarheidscoach of casemanager. De bedrijfsarts blijft zelf altijd verantwoordelijk voor de medische aspecten van de verzuimbegeleiding. De gedelegeerde medewerker heeft alleen wanneer hij in opdracht van de bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding is betrokken het recht om medische gegevens te verwerken en inzage in het bedrijfsgeneeskundig dossier, voor zover dat past binnen zijn opdracht.


Preventiemedewerker

De preventiemedewerker houdt zich bezig met maatregelen gericht op de veiligheid en gezondheid binnen het bedrijf. Hij maakt veiligheid- en gezondheidsrisico’s in het bedrijf bespreekbaar en kan eraan bijdragen risico’s te voorkomen of te beperken. Elk bedrijf moet ten minste één werknemer hebben die de verplichte preventietaken vervult.

De preventiemedewerker kan een vaste medewerker zijn die deze functie ernaast doet. Een belangrijke wijziging met ingang van 1 juli 2017 is dat de OR of Personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht heeft bij de keuze wie de rol van een nieuwe preventiemedewerker gaat vervullen en wat zijn plaats wordt binnen het bedrijf. Bij kleine bedrijven (tot 25 medewerkers) mag ook de directeur als preventiemedewerker optreden.


De drie wettelijke taken van een preventiemedewerker zijn:

  • Het (mede) opstellen en uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
  • Het adviseren aan en nauw samenwerken met de OR of Personeelsvertegenwoordiging, of bij het
  • ontbreken daarvan de belanghebbende werknemers, over de genomen en te nemen maatregelen
  • voor een goed arbeidsomstandighedenbeleid.
  • Deze maatregelen (mede) uitvoeren.


Op basis van de Wet op de ondernemingsraden bespreken OR of Personeelsvertegenwoordiging, de preventiemedewerker, de werkgever en de arbodienstverlener periodiek de stand van zaken op het terrein van gezond en veilig werken in het bedrijf. De preventiemedewerker moet goed toegerust zijn voor de uitvoering van zijn taken. Dat betekent dat hij over voldoende ervaring en deskundigheid moet beschikken en dat hij voldoende tijd moet krijgen om zijn taken uit te voeren.

Diversiteit in contracten


In de Arbowet is opgenomen dat werkgevers kunnen kiezen tussen de vangnetregeling of de maatwerkregeling. In beide regelingen is de werkgever verantwoordelijk voor het inschakelen van deskundigen voor het uitvoeren van de eerder beschreven kerntaken. Ook moet geborgd worden dat zorgvuldig wordt omgegaan met privacygevoelige gegevens, dat de bedrijfsarts onafhankelijk kan werken. 


Bij de vangnetregeling wordt een contract gesloten voor een dienstenpakket met een gecertificeerde arbodienst. Dit pakket is toegesneden op de situatie binnen het bedrijf en houdt rekening met de wet- en regelgeving. De procesbewaking van verzuim en re-integratie en relevante administratieve processen kan in dit geval volledig worden uitbesteed aan de arbodienst. De werkgever kan er ook voor kiezen om dit zelf te doen. De arbodienst kan alle relevante arbodeskundigen inzetten die multidisciplinair ondersteuning bieden. De onderlinge samenwerking en afstemming tussen de kerndeskundigen en andere professionals wordt via de gecertificeerde arbodienst georganiseerd. Bij keuze voor de vangnetregeling is instemming van de OR of personeelsvertegenwoordiging vereist.


Gecertificeerde arbodiensten moeten aan strenge kwaliteitseisen voldoen en worden hierop regelmatig gecontroleerd door onafhankelijke externe certificerende instellingen. In deze audits wordt de kwaliteit van de dienstverlening geëvalueerd door te onderzoeken of de wettelijke werkprocessen en termijnen worden gevolgd, of aan privacy eisen wordt voldaan en of de interdisciplinaire aanpak en samenwerking op de juiste wijze wordt ingevuld. Via de Plan-Do-Check-Act cyclus werken gecertificeerde arbodiensten voortdurend aan het verbeteren van de eigen dienstverlening.


Bij de maatwerkregeling organiseert de werkgever de deskundigheid voor de kerntaken zelf. Dat kan door arboprofessionals in dienst te nemen, door zelfstandige bedrijfsartsen (en andere deskundigen) extern in te huren of hen via een arbodienst in te schakelen. Combinaties van deze opties zijn ook mogelijk. Wanneer een bedrijf bij toepassing van de maatwerkregeling een zelfstandige bedrijfsarts of groep bedrijfsartsen contracteert, dan vindt dit contracteren volgens de wettelijke normen plaats via een directe overeenkomst, met de werkgever als opdrachtgever.


De werkgever is er zelf voor verantwoordelijk dat de privacy is geborgd, dat medische gegevens op de toegestane wijzen door de bedrijfsarts worden beheerd, opgeslagen en overgedragen, de onafhankelijkheid van de bedrijfsarts is geborgd en dat de multidisciplinaire afstemming en samenwerking tussen interne en externe (kern)deskundigen wordt gefaciliteerd.

Overeenstemming met de werknemersvertegenwoordiging is een voorwaarde voor het toepassen van de maatwerkregeling. De werkgever moet met de OR, personeelsvertegenwoordiging of via de cao overeenstemming bereiken over het arbo- en verzuimbeleid en de uitvoering daarvan. Deze overeenstemming moet schriftelijk worden vastgelegd. Wanneer het voorstel door de werknemers wordt geblokkeerd, is de werkgever verplicht om de vangnetregeling toe te passen.


Binnen zowel de vangnetregeling als de maatwerkregeling maken werkgevers de keuze hoe het contract met hun arbodienstverlener eruit ziet. Wel dienen contracten altijd te voldoen aan wettelijke en professionele normen. De contractvrijheid is dus niet onbegrensd. In de praktijk zijn die contracten tussen werkgevers en arbodienstverleners heel divers van toon, inhoud en reikwijdte. Dat is op zich prima en logisch, maar helaas blijkt uit onderzoek3 dat een deel van de contracten niet voldoet aan de wettelijke minimumeisen. Zo’n 40% van de werkgevers had de laatste twee jaar zelfs helemaal geen contract 4 met een arbodienstverlener en voldeed dus niet aan de Arbowet. De laatste jaren zijn daardoor situaties ontstaan waarbij de wet- en regelgeving onvoldoende wordt gevolgd en de werknemer geen of te weinig toegang heeft tot bedrijfsgezondheidszorg. Daarbij lopen werknemers kans op onnodige gezondheidsrisico’s en werkgevers op onnodige kosten van (langdurig) verzuim.


Aanvullende diensten

Uiteraard zijn in aanvulling op het basiscontract allerlei andere diensten mogelijk. Geen organisatie is tenslotte hetzelfde. Werkgever, werknemer (via OR of personeelsvertegenwoordiging of vakbonden) en arbodienst, bedrijfsarts of andere dienstverlener kunnen hun wensen samen vertalen in een pakket op maat.

Het basiscontract moet borgen dat alle dienstverleners in ieder geval de wettelijk verplichte, minimale zorg bieden. Voor duurzame inzetbaarheid van werknemers, goed werkgeverschap en werknemerschap is meestal meer nodig dan het minimum. Dit wordt ook wel een ‘basisplus contract’ genoemd. Dienstverleners bieden dan ook allerlei waardevolle ondersteuning op het gebied van preventie en inzetbaarheid. Deze diensten zijn in aanvulling op het basiscontract met elkaar af te spreken en zijn zowel in de vangnet- als maatwerkregeling mogelijk.


Handhaving en toezicht

De overheid heeft een toezichthoudende taak bij de naleving van arboregelgeving. In de gewijzigde Arbowet is expliciet afgesproken dat Inspectie SZW de handhaving en sancties aanscherpt. Zij richten zich daarbij vooral op het bestaan van een contract met bedrijfsarts of arbodienst, de uitvoering van de risico-inventarisatie en –evaluatie, de preventiemedewerker en het melden van beroepsziekten.


De wettelijke grondslag van een basiscontract

In het contract leggen werkgever en arbodienst of bedrijfsarts minimaal afspraken vast over de activiteiten op het terrein van arbeidsomstandigheden, preventie (en duurzame inzetbaarheid), verzuimbegeleiding en re-integratie, en beroepsziekten. Deze elementen zijn niet nieuw en zijn gebaseerd op de bestaande wetten en regels. De checklist basiscontract biedt een goede basis voor de werkgever, werknemersvertegenwoordiging en dienstverlener om te controleren of alle wettelijk verplichte onderdelen zijn opgenomen in een contract. 



De checklist basiscontract is gebaseerd op de volgende documenten:

  • Arbowet, -besluiten en -regelingen
  • Wet Verbetering Poortwachter (WVP)
  • http://wetten.overheid.nl/BWBR0013063/geldigheidsdatum_03-03-2015
  • Regeling procesgang 1e en 2e ziektejaar:
  • http://wetten.overheid.nl/BWBR0013540/geldigheidsdatum_03-03-2015
  • Toelichting op de Regeling procesgang 1e en 2e ziektejaar in de Staatscourant:
  • https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2002-60-p11-SC33853
  • Beleidsregels beoordelingskader Poortwachter
  • http://wetten.overheid.nl/BWBR0014375/geldigheidsdatum_14-09-2012

Voorwaarden voor uitvoering van het basiscontract

Onafhankelijke rol

Bij ziekteverzuimbegeleiding moeten werknemers én werkgevers kunnen vertrouwen op de onafhankelijkheid van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts trekt geen partij voor een van beiden. Hij weegt vanuit zijn professionele deskundigheid de gezondheidsproblematiek en de overige relevante factoren af om tot een onafhankelijk advies te komen. Dit betekent ook dat de bedrijfsarts, op basis van de achterliggende oorzaak van het verzuim, adviseert en motiveert op welke momenten een vervolgafspraak noodzakelijk is.


Medische gegevens

De informatiestroom tussen arbodienst/bedrijfsarts en werkgevers/verzekeraars over individuele werknemers en over groepen werkenden, is gebonden aan strikte eisen. Wat wel en niet mag is vastgelegd in wet- en regelgeving en wordt verduidelijkt in richtlijnen en protocollen5 en de Beleidsregels zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens (april 2016).

De bedrijfsarts is gebonden aan het medisch beroepsgeheim en mag maar heel beperkt gegevens over de werknemer uitwisselen met de werkgever en de inkomensverzekeraar (indien van toepassing). Medische gegevens worden opgeslagen in een medisch dossier dat onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts valt en door hem/haar wordt beheerd. De overdracht van een lopend en afgesloten medische dossiers van werknemers en ex-werknemers is in een regeling vastgelegd. Deze regeling voldoet aan de wettelijke eisen voor de medische dossierplicht met inzage-, correctie-, en vernietigingsrecht van de (ex-) werknemer gedurende 15 tot 40 jaar.


De regeling voldoet ook aan deeisen die gesteld worden aan zorgvuldig medisch databeheer en gegevensuitwisseling waarbij de privacy volgens de richtlijnen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en Wet Datalekken (2016) wordt geborgd. Deze regelgeving is zowel van toepassing bij het bewaren van medische dossiers in eigen systemen, als ook bij gebruikmaking van externe verzuimsystemen.

De arbodienst of bedrijfsarts bewaart het medisch dossier 15 tot 40 jaar in haar eigen beveiligde medisch dossiersysteem dat aan alle vereisten voldoet. Wanneer een medisch dossier buiten het eigen systeem van de arbodienst of bedrijfsarts wordt opgeslagen, dan voldoet dit minimaal aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt over het opslaan van medische dossiers in verzuimsystemen. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/medische-dossiers-opslaan-verzuimsystemen-wat-mag- wel-en-niet).


Multidisciplinaire samenwerking en aanpak

Bij alle activiteiten in het kader van een verantwoorde arbeidsgerelateerde zorg is samenwerking in een multidisciplinair team vanzelfsprekend. Samen wordt gezocht naar de snelste meest effectieve manier om de werknemer fit, volledig en duurzaam inzetbaar te laten zijn en blijven. Naast de kerndeskundigen (i.c. bedrijfsarts, arbeid- en organisatiedeskundige, arbeidshygiënist, hogere veiligheidskundige) zijn hier ook andere professionals bij betrokken zoals arbeidsdeskundigen, bedrijfsmaatschappelijk werkers, mediators, arbeidspsychologen, interventiepartijen, re-integratiebedrijven, arbeidsgeneeskundigen in de tweede lijn, centra voor toxicologisch onderzoek en coaches voor werknemer of werkgever.


Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Werkgevers en werknemers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden, gezondheid, veiligheid en welzijn. De arbodienstverlener ondersteunt bij het beleidsmatig en praktisch invulling geven aan deze gezamenlijke verantwoordelijkheid.